《时间管理》讲义文本

               魏琴菊  王亚敏

 

管理学大师彼得·德鲁克认为：不能管理时间，便什么也不能管理。的确，一个人的时间管理涉及到一个人的成败，时间是成功耐以生存的土壤，是验证我们智慧和毅力的试金石，对于时间，我们大家都不陌生，但是要具体来给它下个定义的话，似乎也不是件容易事。

这里有一个关于时间管理的经典游戏：桌子上有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙，另一个容器是空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？
    有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙，从而达到规定的条件。可如果先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，就会发现在摇一摇、抹一抹之后，轻而易举地就完成了任务。
    在这个游戏中，容器象征着什么？细沙象征着什么？石头象征着什么？这个游戏又说明了什么？容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着关乎人生效能的大事。这个游戏说明，倘若我们总先忙琐事，那么很难成就大事。如果我们能做到要事第一，那么处理起琐事来也会游刃有余。

这个游戏大家也许并不陌生，我也不是第一次知道这个游戏，但每次的感受都不一样，希望这个游戏也可以带给大家一些启发，接下来我们看一下有关时间的最基本原则：

第一.关于时间的最基本原则

俗话说，“千金难买寸光阴！”我们每个人每天只拥有精确的24个小时，既不会多，也不会少，时间的供给是毫无弹性的；同时时间是不可能被人为地私藏、借贷或储存的，不管愿意不愿意，我们每天都在消费时间，任何事情发生、任何活动都不可缺少时间，时间是没有办法失而复得的。时间是不可再生资源，当我们的时间耗尽的时候，我们的生命也走到了终点。

美国国际顶尖级营销大师、演说家比尔·奎恩博士说，时间和金钱的区别在于：你知道你什么时候会缺钱。而在日常生活中，我们很多人常常会陷入“时间贫穷”的状态，什么是时间贫穷呢？就是没有时间做你真正想做的事情，因为你总是忙于做一些你认为自己不得不做的事情。

我们了解了关于时间的最基本原则，供给无弹性；无法蓄积；无法取代；无法失而复得，可见时间对于每个人来说，都是最为宝贵的资源，那么如何利用好我们最宝贵的资源呢？就是我们要学会时间管理。

时间管理是教我们如何更加有效的工作与生活，而不是更加辛苦地工作与生活，最终你会发现自己的事业更有成效，同时也有更多的时间跟家人和朋友在一起，或者有更多的时间去完成以前因为“没有时间”想做却没有去做的事情。渐渐地，你会觉得自己不再像以前那样受制于外界因素，而是逐渐主动来控制这些因素了，这样，时间管理就实现了。接下来我们看一下时间管理的基本要素。

第二、   时间管理的基本要素

时间管理可以理解为自我管理，自我管理需要戒律，而戒律往往是由习惯补充而来，对于有好习惯的人来说，时间管理简单易行，所以了解自己目前的时间管理习惯，是如何管理时间的第一步。尽管有很多人都会抱怨自己的时间不够用，但事实是，仍有一部分人从不抱怨时间太少，而且他们也在同样多的时间里做出了更多的成绩。时间对于任何一个人来说都是平等的，当感觉时间不够用的时候，原因是很多时间都被不知不觉地浪费了。所以要想充分利用时间，先要了解我们自己的时间状况，以及分析时间的去向。时间管理有以下四个基本要素：

1、  将有关目标、任务和进程等所有想法都写在纸上；先明确目标，否则时间管理便是空谈；俗话说，“只有想不到，没有做不到”，一个没有梦想的人就如同没有航向的船，永远到达不了目的地，所以大胆地写下你的梦想，尽管当前看起来似乎那么地不现实，有时不可思议的目标，会启动我们心中的梦想，会发掘我们生命的潜力，让不可能变为可能。

2、确定你投入这项工作的时间，对比一下可能收获的成果，看看值不值得；用时间衡量价值，不值得做的事不做，福布斯二世说，“不要做自己的奴隶，不是每件事都必须做。”人的时间和精力都是有限的，我们只需去做需要做的事，花时间去做不值得做的事有时还不如什么都不要做的好，所以在做事之前，一定要辨别这件事有没有价值？到底值不值得花费时间和精力去做？如果不值得，坚决放弃。

3、当明确将时间花在这件事上是值得之后，就确定一下你的价值观；这件事跟你的价值观是否一致很重要，跟价值观相吻合则会推动事情的进程，反之则很容易搁浅，产生一些不必要的麻烦，也浪费不必要的时间。

4、发挥一下你的想象力，制订一下完工之后的设想，做一张项目规划表；这个项目规划表就是行动的依据。一个人要成功，想象力是非常重要的，你尽可能发挥你的想象力，伟大的文学家高尔基深有感触地说，“一个人追求的目标越高，他的才能就发展地越快，对社会就越有益，我确信这是一个真理。这个真理是由我的全部生活经验——即是我观察、阅读、比较、深思熟虑过的一切——确定下来”。确实，不可思议的目标，会启动我们心中的梦想。

这是时间管理的四个基本要素，关于时间管理的要素问题，如果您对自己的时间管理存在某些方面的困扰，您可以做一个关于时间管理的诊断，通过以下六个方面：您有时间感吗?时间管理自我诊断法;时间管理评价;评估目前的工作实践;鉴定\分析解决浪费时间的因素;工作时间记录，来检测一下您的时间管理状况；有一本书，名字是《工作效率提高法》，这是一本高效经理人时间管理技能培训与自修的教程，是企业管理出版社出版的，书上的这部分内容可供大家作个参考。

那么，在了解了时间管理的基本要素后，我们再来看如何实现时间管理。

第三、   时间管理的实现

《礼记·中庸》说，“凡事预则立，不预则废。”意思说，不论做什么事，事先有准备，才能得到成功，不然就会失败，这里的准备就是计划。设定一个目标也许并不难，但要拟订一个科学、合理的计划就不容易了。

*时间管理第一步：

1．集中力量

更好的管理个人时间，并不意味着就要立即付诸行动，实际上善于管理时间从而达到效益最大化的人士都有一个共同特点，那就是他们都善于集中目标，他们只会将注意力投放在那些对他们重要的，为他们所真正需要的目标上。明确有效时间管理的四个基本要素后，集中目标是着手做任何事情的基本步骤。具体方法如下：

（1）将一切记录在案

当我们工作的时候，若想将所有资料都掌握在自己手中不太可能，因为总会少了这样或丢了那样，将你的想法记录在纸上（或存放在电脑里）有助于释放你的创造能力，不用担心会遗忘什么，可以全神贯注那些重要的事情。

（2）肯定你的时间价值

要想有效地管理好自己的时间，一定需要肯定你的时间价值，有以下方法：坚持记录一份时间日志表，知道时间的流向；评估你的时间价值，其实我们的时间价值远比想象的值钱。

（3）确定你的价值观

当价值观确定后，生活会变得一帆风顺，因为你是朝着让你开心和高效的阳关道路大步迈进的，现实生活与价值观一致时，会带来满足感和成就感。通常我们潜意识中会隐藏着我们追求的价值观。

（4）绘一幅生活的规划图

对生活的规划，意味着你对生活的期望，它是你希望的蓝图。

2．科学、周全的计划。

先要根据自己的实际情况，列出长短不同的计划，而且计划不能太详细，也不能过于简单，否则执行起来会有困难，这个计划需要花时间、花精力去思考；具体从以下四个方面来做：

（1）使用个人记事本，我们每个人都有自己使用笔记本的习惯，根据实用、方便的原则，按照自己的需要来选择记事本。合适的记事本可以提高我们的工作效率。传统的和电子的记事本都可以。

（2）设定具体的目标，就是你希望达到的现实结果。好的目标是成功的一半，目标就是人生的方向，所以设定合理的目标是一个人成长的关键。目标的特点：具有明确、清晰、具体的方向性；可量化、可数据衡量的成果；具挑战性，可达成性；有明确的时间来检验目标实现的进度。可以从三个大的方面来设定：一是人生目标，人生目标是我们行动的依据，有了目标，我们生命的活动才有出口，内心的力量才会有方向，满腔的热血、能量才能发挥，才会有责任、使命、荣誉，健康等要求；美国曾有一位医生对世界各地数十名百岁以上的老人进行研究，想从他们的共同特点中，找出使人长寿的根本因素。他原以为这些因素会是食物、运动、节制等，然而研究结果却令医生大为惊讶。他发现，这些寿星在饮食和运动方面并没有什么共同特点，他们的共同特点是：他们都有长寿目标！有人生目标的人跟没有人生目标，或人生目标不确定的人，他们的生活状况完全不一样，卡耐基也曾做过一个类似的调查，他对世界上1万个不同种族、年龄、性别的人进行关于人生目标的调查，他发现，只有3%的人能够确定目标，并知道如何落实目标；而另外97%的人，要么根本没目标，要么目标不确定，要么不知道怎么去实现目标，十年后，他又对这些人做了详细的调查。结果发现：3%的能够确定目标的人都在各自的领域取得了一定的成绩，十年前的目标不同程度地得到了实现，并且仍在按原定的人生目标走下去。而97%的无目标或目标不明确的人除了年岁增长了10岁以外，在生活、工作、个人成就等方面都没有什么起色，所以人生有目标才会有超越；二是三年或五年目标，对于年龄稍长的人来说，设定5年目标比较合适，设定未来的五年，个人职业发展规划，我要实现怎样的具体个人目标，要挣到多少钱或具备何种程度挣钱的能力？我在五年内要有什么样的生活方式？等，三是六个月目标，即短期目标，没有短期具体计划是最容易浪费时间的。假如我的生命因为某种原因将在六个月后结束，我最想做的事情是哪一些？

（3）学会反方向计划，目标设定后，划定一个期限，从期限的最末端往前推，看每个阶段该做什么？现在应该做什么。

（4）按照优先等级顺序排列。优秀的人永远先做最重要的事情，我们经常看到同样忙碌的人，但因为对事情安排的顺序不同，所以达到的成就也就大不一样；19世纪意大利经济学家帕雷托发现：80%的财富掌握在20%的人手里。从此这种80/20法则，在许多情况下得到广泛应用。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。在时间管理的优先顺序中，也有一个80/20法则，假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于另外80%的项目，所以，我们按照优先顺序，集中时间和精力处理那些最有价值的20%的工作，将会有意想不到的效果。利用ABC分析法来运用时间管理的80/20法则，就是说，把少数的最重要的事情，称为A级，次等重要的B级任务，一般不多，其他都是不重要的，称为C级，尽量不去处理C级任务，A级任务的成果会比较大。有句谚语说得好：“喜欢条理吧，它能保护你的时间和精力。”所以要充分利用这些排序法则。

*第二步，有效整理。

杂乱无章的做事风格是对时间进行有效管理的大敌，也是人们无法控制时间的主要原因。生活与工作在乱糟糟的环境中，会让人气急败坏—这不仅对你而言，与你共同生活和工作的伙伴也会有相同的感觉。从以下方面来实施：

（1）          各就其位

依撒贝拉·玛丽·毕顿在她所著的《家庭管理》中，说过这样一句话：“家是这样一个地方，它能容纳所有东西，所有东西也能各就其位。”

具体操作两个方面：一是将杂物东西收拾干净：安排连续固定的时间进行整理，直到一切各就其位；按照优先级排序完成你的任务；首先将所有物品清出去，堆积在一处（文件除外）；划定三个区域或是找来三个箱子，然后标记，需扔掉、继续保留以及送人或可以卖掉的。寻求朋友的帮助；学会放弃（拥有的物品理应给你带来快乐！）二是如何管理各类文件：扔掉、委托、完成、待定、归档。

（2）          窗明几净

许多时间管理专家都认为，随时保持办公桌的整洁，让办公室干净而条理，是一件意义重大的事情；桌面的清洁状况反映着你思维的清晰程度，你怎么想就意味着你如何做。

制定好了计划以后，在实施的过程中要及时调整。人生目标的确定大多是基于特定的社会环境和条件的。这样的社会环境和条件一直在发生变化，所以要学会适当的取舍，因为生命是有限的，避免浪费更多的时间在无用的事情上。计划实施后的实际情况跟我们最初的设想，即我们的主观愿望会有一定的距离，因此需要不断调整和转变，这每次调整和转变都意味着一次放弃，最终转变为市场机遇跟我们个人价值观相吻合的状态，所以要学会有效整理，不把宝贵的时间用来做无望的事情，敢于放弃，勇于放弃。

第三步，积极行动。

集中奋斗目标，周密部署计划，以及有效地组织管理让你在实现梦想的旅途中万事俱备，只欠东风—剩下要做的就是积极付诸行动。具体操作如下：

（1）          克服拖拉的坏习惯。记录一份拖延任务的日志，这份特殊的日志会帮助你意识到拖拖拉拉的做事习惯会给你的生活和工作带来的不良影响。完全克服拖拉的小贴士，做事拖拉是浪费时间、效率低下的罪魁祸首；将大的项目分解，便于执行；从手头的地方开始执行；抱着尝试的态度开始；对待艰巨的任务，要从最难最硬、最令人不快的骨头开始啃；保证每天都有30分钟不受他人干扰，同时工作效率比较高的一段时间；设定检查自己进步的标尺；每天抽出1小时让自己放松；工作时集中注意力；对待自己的工作任务，常用积极肯定性的自我激励；将优秀树立为你的目标；适当庆祝你的小小胜利。

（2）          勇敢说“不”。现实中由于偶然因素或心甘情愿，有很多人持续生活在超负荷的工作量下，我们习惯将忙碌与受到重视等同起来，久而久之，你的健康将亮起红灯，家庭关系不和睦，导致整个生活工作缺乏方向感。

（3）          务必守时。守时是有效进行时间管理的必备要素，具有守时习惯的人往往能够为自己创造更多的成功机会，也往往能够拥有更好的人际关系。老迟到的人，都会给自己带来消极的负面影响，尊重时间暗示着一个人是否自重。

（4）          对信息减负。我们的日常生活被重重信息所包围淹没，我们根本不可能完全应付，咨询如何高效工作与如何管理时间的专家简·杰斯帕在其著作《索回你的时间》一书中指出，信息原本是没有价值的，它的价值来源仅仅因为你的利用；要有意识地选择接受你周遭的信息，养成好习惯；学会拉自己一把，让自己对信息的无穷欲望随风而去。只有这样你才能释放自己的体力和精力的能量，使自己能够全神贯注于生命中最重要的事情。

（5）          将外界干扰最小化。电子邮件或网上即时消息、他人的咨询、不速之客、电话等都是干扰源。

（6）          一次只做一件事。将外界干扰将至最低；千万不要想到什么就去做什么；可以制作一张联系人日志；多想想结果，尽量忽略过程；工作的时候不要长时间端坐在桌前；给自己限定各项任务的截止日期；合理计划但不求计划完美。

（7）          敢于冒险与挑战。要确定你愿意为之献身的事业。敢于冒险、挑战自我，安排合适的计划，并将其一一付诸实行，最终将实现人生的飞跃。

（8）          学会找“下家”。找到合适的代理人，会取得双赢的结果，学会如何将工作委托给别人处理；学会授权也是一种能力，如果担心委托对象的能力，尝试换人或培训人；给代理人提供足够的信息；给代理人设置期限；希望什么得到什么；日常小事交代下属；向下属致谢，和下属尽量保持工作关系。

（9）          只开有用的会议；

（10）      战略性交际；

计划好了，如果不执行，再完美的计划，也只能是一纸空谈。切实执行计划，否则永远没有收获，天下最可悲的一句话：“我当时真应该那么做，却没有那么做。”每天很多人经常说的一句话：“如果我当时买了彩票或开始做了那笔生意，就好了！”积极行动才能够使我们的目标转化为现实。一旦决定的事情就立马开始行动，这样能帮助我们抓住宝贵的时机，这些时机一旦失去，就决不会再回来。生活中，很多人都有拖延的习惯，有一个故事说的是一个父亲试图用金钱赎回在战争中被敌军俘虏的两个儿子。这个父亲愿意以自己的生命和一笔赎金来救儿子。但他被告知，只能以这种方式救回一个儿子，他必须选择救哪一个。这个慈爱而饱受折磨的父亲，虽然非常渴望救出自己的孩子，甚至不惜付出自己的生命为代价，但是在这个紧要关头，他无法决定救哪一个孩子、牺牲哪一个。这样，他一直处于两难选择的巨大痛苦中，结果他的两个儿子都被处决了。我们要让即时行动成为一种习惯！

第四步，不断学习。

我们大部分人陷于言论高于实践的麻烦中，四个环节帮你确定适合自己的时间管理方法。

（1）            勇于尝试。

众多受人尊重的成功人士在取得巨大成就之前，都经历过数以万计的实验、长达多年的失败，像居里夫人、爱迪生、爱因斯坦等；从最容易的目标入手，击破最坚硬的顽石，不必过多犹豫掂量，试想，如果爱迪生、爱因斯坦他们放弃尝试，放弃努力，放弃梦想，这个世界将会有多大损失啊！

（2）            回顾与反省。有效管理时间是一个动态而持续的过程，时间管理系统的每周测评，每日检查，定期评定，看你的价值观与生活规划。

（3）            集思广益。学会提供和接受反馈意见；不断调节实践方案；诚挚地提出反馈意见；虚心接受反馈意见，与朋友们沟通。

（4）            检验实践结果。回顾奋斗历程，详细具体分析失败原因；重拾必胜的决心。

（5）            控制压力与修身养性。大多数工作压力源于人们对于工作状况的不安全感。对于心里慰藉的更多需求，以及其他方面的因素；重塑你的时间观；休息休息；只做有准备的飞行旅行；寻找生活的最佳平衡点。

我们现在生活环境的竞争压力非常大，世界上没有一步登天的事情，在人生的道路上，必须不断地在尝试中学习，在尝试中经历错误，再加以修正。忙人无智，静能生慧。我们要抓紧时间，珍惜时间，同时要学会平衡工作和生活之间的关系，学会调节自己，学会享受生活。人的精力是有限的，现实生活中，我们在努力寻找平衡点：抽出时间运动；忙里偷闲；让心灵保持宁静；不断去思索一些问题，虽然有些问题永远没有答案，但我们可以深刻认识到，并能从中找到人生出路，经常安静下来，思考一下人生的人，才可能享有一个幸福的人生。《羊皮卷》中记载了这样一个故事：

拉比看见一个人行色匆匆、急急忙忙地赶路，便把他叫住，问道：“你在追赶什么呢？”

“我要赶上生活。”这个人头也不回、气喘吁吁地回答。

“你怎么知道生活在前面呢？”拉比继续说，“你拼命往前跑，一心一意想赶上生活，可是你怎么不看看四周呢，问问自己的生活究竟在哪里？也许生活正在后面追赶你呢。只要你静下心来，它就能与你会合；可是你越跑越快，拼命逃离了自己的生活啊。”

我们经常是开始的时候知道自己在做什么，可是等开始做了以后，慢慢地就忘记了自己当初的目标，所以要学会静下来，从而可以享受生活，然后创造生活，我们真正需要管理的应该是自己的心，所以要不断的获取新的知识和智慧，俗话说，活到老，学到老！

上面讲的是时间管理实现的四个步骤，其实，战胜了自己就是战胜了一切！下面再来跟大家简单说说时间管理的原则，其实原则是对实现时间管理的一个补充，就大致列出来，不做详细地叙述了。

第四、   时间管理的八大原则

1．  开发个性化的时间观念；做自己的时间日志，同时要考虑怎样做到尊重其他人的时间；

2．  制订长期目标（首先确定自己的人生目标，然后再确立实现人生目标的战略目标）

3．  制订中期计划；短期计划必不可少，一个计划再伟大，如果离我们太远，就只会说说而已，而不会真的去实施。

4．  计划好每一天；根据重要性、紧急性原则，可以每天一篇日志，也许十分钟就可以完成的每天的工作日志，积累下来，作用是不容忽视的。

5．  充分利用好你的最佳时间；也适用80/20法则，一般人都有自己做事效率最佳的阶段，在这段时间里，精力充沛，思路敏捷，这段时间被称为最有效率的时间。每个人的一天，头脑的灵活程度都不一样，有人上午10点到下午三点，有人中午12点到下午六点，还有人脑力颠峰在深夜，在一天中最精力充沛的时候用来做优先要做的最重要的事情。

6．  有效的授权；提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助，没有人是万能的，让合适的人来做合适的事情，给予别人机会，同时给自己节省宝贵时间；

7．  利用好承诺时间；成功人士都是驾御时间的高手，守时是一种基本的道德，一个经常不守时的人，会丧失别人的最起码尊重和信任。所以我们要养成守时的习惯，做一个像钟表一样守时的人。

8．  关注你的健康；因为觉得时间的宝贵，我们更加珍惜时间，抓紧时间，然而生活中，每个人都会遭遇不幸和挫折，我们会去担心一些事情，比如孩子的教育，老人的身体健康等等来自生活各方面的压力会让我们忧虑，担心，但是无论发生了什么，都不要被打败，都要保持一种积极向上的心态和顽强的拼搏精神。要充满自信地告诉自己：这没什么！时间的质量也很至关重要。

总之，时间管理是教我们如何更加合理地利用时间，而不是一味地挤时间，更加辛劳地工作，实施时间管理不是为我们带来负担，并且也不是一件很难实现的事情，如果我们已养成好的生活和行为习惯，那么时间管理的实现就会轻松了，并且实施时间管理也会为我们的生活带来快乐！

人的生命是用时间来衡量的，从这个意义上说，时间就是生命。时间是组成生命的基本计算元素，如果我们想在有限的生命中取得更多的成功，拥有更多的快乐，那么就必须管理好自己的时间和生活，养成好的生活习惯，拥有健康的生活方式！谢谢大家！

 

 

参考书目：

《如何掌控自己的时间和生活》   美  阿兰·拉金

《时间管理与个人发展》  英  约翰·阿代尔    梅拉妮·艾伦

《工作效率提高法》    企业管理出版社

《这样掌控时间最有效》   中国华侨出版社